PDF 파일을 이메일로 보내거나 기관 사이트에 올리려는데 용량 제한에 걸리는 경우가 있습니다. 무조건 강하게 압축하면 글자가 흐려지거나 도장·서명·사진이 깨질 수 있으므로 먼저 무엇이 용량을 키우는지 확인하는 것이 좋습니다.
1. 불필요한 페이지부터 제거
가장 손실이 적은 방법입니다. 빈 페이지, 중복 스캔, 필요 없는 안내페이지가 들어 있다면 먼저 삭제하세요. 페이지 수를 줄이는 것은 화질을 떨어뜨리지 않으면서 용량을 줄일 수 있는 방법입니다.
2. 사진이 많은 PDF인지 확인
문서형 PDF보다 사진·스캔 이미지가 많은 PDF가 훨씬 커질 수 있습니다. 특히 휴대폰 카메라 원본을 그대로 여러 장 넣으면 해상도가 지나치게 높아질 수 있습니다. 화면 확인용이나 일반 제출용이라면 과도한 해상도를 낮추는 것만으로도 용량이 크게 줄어듭니다.
3. 스캔할 때부터 적정 품질로 저장
다시 스캔할 수 있다면 처음부터 목적에 맞는 해상도와 컬러 설정을 선택하는 것이 가장 깔끔합니다. 흑백 문서는 흑백 또는 회색조가 유리할 수 있고, 사진이나 컬러 도장이 중요하면 컬러를 유지하되 지나치게 높은 해상도는 피하는 편이 좋습니다.
4. 압축 강도는 한 단계씩
압축 프로그램이나 PDF 편집도구에는 보통 낮음·보통·강함 같은 옵션이 있습니다. 처음부터 최대 압축을 선택하지 말고 중간 수준으로 줄인 뒤 글자와 이미지가 읽히는지 확인하세요. 부족하면 그다음 단계로 한 번 더 줄이는 방식이 안전합니다.
5. 제출 서류는 글자·도장·QR을 확인
공공기관이나 금융기관 제출용 문서는 용량만 줄이면 끝이 아닙니다. 작은 글자, 도장, 서명, 바코드·QR코드가 흐려지지 않았는지 확대해서 확인하세요. 스캔 품질이 너무 낮아지면 다시 제출해야 할 수 있습니다.
6. 온라인 압축 서비스 사용 시 개인정보 주의
주민등록번호, 계좌정보, 의료정보, 계약서처럼 민감한 내용이 들어 있는 PDF라면 외부 온라인 서비스에 업로드하기 전에 개인정보 처리방식과 파일 보관정책을 확인해야 합니다. 중요한 문서는 가능하면 PC 안에서 처리되는 프로그램이나 신뢰할 수 있는 환경을 사용하는 편이 안전합니다.
7. 파일을 나눠 제출해도 되는지 확인
제출 사이트가 여러 파일 업로드를 허용한다면 한 파일을 지나치게 압축하는 대신 문서를 둘로 나눠 올리는 방법도 있습니다. 다만 기관마다 파일 개수와 형식 제한이 있으므로 안내사항을 먼저 확인하세요.
추천 순서
불필요 페이지 삭제 → 이미지/스캔 해상도 확인 → 중간 압축 → 글자·도장 확인 → 필요하면 추가 압축
이 순서로 진행하면 용량만 보고 한 번에 강하게 압축하는 것보다 화질 손상을 줄이기 쉽습니다.